Основные обязанности Секретаря:
Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно распорядительной деятельности директора и офиса Компании;
Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает её в соответствии с принятым решением (резолюцией) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов;
Принимает документы, внутренние нормативные документы, приказы, распоряжения, личные заявления, Договора на подпись директору и проставления оттиска печати Компании;
Своевременно направляет на подписание Договор Контрагенту (в другой город) с указанием почтового адреса и контактного номера телефона Контрагента.
осле получения, подписанного сторонами Договора:
Ведет делопроизводство, учет получаемой и отправляемой корреспонденции, обеспечивает сохранность документации, осуществляет систематизацию документов в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях и/или внутренними нормативными актами;
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора;
Организовывает проведение телефонных переговоров директора,
принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения её содержание;
Составляет по поручению директора письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем;
Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
Осуществляет методическое руководство и контроль за соблюдением структурными подразделениями установленного порядка работы с документами;
Обеспечивает необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, организовывает подписку на периодические издания для директора и сотрудников офиса, создает условия, способствующие эффективной работе;
Организовывает прием посетителей с соблюдением этики общения, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений сотрудников;
Оформляет выездные визы, обеспечивает командированных работников авиа и железнодорожными билетами на основании приказа о командировке, бронирует места в гостиницах и отелях;
Готовит по поручению директора проекты документов, обеспечивает согласование с руководителями структурных подразделений;
Готовит документы для тиражирования, а также копирует документы на ксероксе;
Отправляет исполненную документацию и почтовые отправления по адресам, через отделения Казпочты, курьерские службы и т.п.;