Job Description Офис басшысы мынадай Міндеттердің шеңберінде келесі еңбек міндеттерін орындайды: Университеттің стратегиялық мақсаттарына қол жеткізу мақсатында Университеттің Қазақстан Республикасының мемлекеттік билік институттарымен өзара іс-қимыл жасау стратегиясын әзірлеу және іске асыру: Сыртқы ортаны талдау және трендтерді анықтау: Университеттің стратегиялық мақсаттарына әсер ететін трендтерді анықтау үшін саяси, экономикалық, әлеуметтік және технологиялық ортаға кешенді талдау жүргізу. Стратегиялық мақсаттарды айқындау: Университеттің жоғары басшылығымен және негізгі мүдделі тараптармен ынтымақтастықта, мемлекеттік институттармен өзара іс-қимылдың нақты стратегиялық мақсаттарын тұжырымдау. Өзара іс-қимыл стратегиясын әзірлеу: Ынтымақтастықтың басым бағыттарын, мемлекеттік органдармен өзара іс-қимыл тетіктерін және іске асыру жоспарларын айқындауды қоса алғанда, кешенді стратегия құру. Стратегияны келісу: Мемлекеттік билік органдарын қоса алғанда, Университеттің ішінде және одан тыс негізгі мүдделі тараптармен әзірленген стратегияны келісу процесін ұйымдастыру. Стратегияны енгізу: Ресурстарды бөлуді, Университеттің әртүрлі бөлімшелерінің іс-қимылдарын үйлестіруді және міндеттерді орындау мониторингін қоса алғанда, бекітілген стратегияны енгізу процесіне басшылық жасау. Стратегияның іске асырылуын бақылау және бағалау: Мемлекеттік институттармен ынтымақтастықтың тиімділігін бағалауды қоса алғанда, стратегияны енгізу нәтижелерін тұрақты мониторингілеу және талдау. Стратегияны бейімдеу: Университеттің сыртқы және ішкі ортасындағы нәтижелер мен өзгерістерді талдау негізінде стратегияға түзетулер енгізу. Негізгі серіктестермен өзара іс-қимыл: стратегияны табысты іске асыруды қамтамасыз ету үшін мемлекеттік институттардың негізгі өкілдерімен, серіктестермен және мүдделі тараптармен байланыс орнату және қолдау. Офис құзыреті шеңберінде Университеттің жалпы стратегиялық мақсаттары мен жедел жоспарларын әзірлеуге және іске асыруға қатысады; Мемлекеттік билік органдарында Университеттің мүдделерін қорғауды, оның ішінде Университет бюджеті мен мәртебесі мәселелері бойынша қорғауды қамтамасыз ету: Университет өкілдігі: Мемлекеттік органдармен қарым-қатынаста Университет өкілі ретінде сөз сөйлеу, Офис құзыреті шеңберінде мәселелер бойынша, оның ішінде бюджет және Университет мәртебесі мәселелері бойынша жоғары деңгейдегі ресми іс-шараларға, келіссөздер мен кеңестерге қатысу. Университет басшылығымен келісілген мемлекеттік органдармен және мемлекеттік компаниялармен ынтымақтастықты қамтамасыз етеді; Үкіметке, мемлекеттік органдарға және мемлекеттік компанияларға байланысты маңызды оқиғалар туралы жетекшілік ететін Вице-Президентке және қажет болған жағдайда Басқарушы кеңес мүшелеріне ұсыныстары мен тәуекелдері бар тұрақты талдамалық жазбалар ұсынады, оның ішінде Үкіметтегі, мемлекеттік органдардағы және мемлекеттік компаниялардағы жаңа маңызды тағайындаулар туралы жетекшілік ететін Вице-Президентті және қажет болған жағдайда Басқарушы кеңес мүшелерін хабардар етеді Коммерцияландыру мақсатында инновациялық жобаларды іске асыру үшін әріптестерді, оның ішінде мемлекеттік және квазимемлекеттік сектор субъектілерін тартуға жәрдемдесу: Әлеуетті серіктестерді сәйкестендіру: инновациялық жобалар бойынша ынтымақтастыққа мүдделі мемлекеттік, квазимемлекеттік ұйымдардың және жеке сектордың ірі ойыншыларының арасынан әлеуетті серіктестерді анықтау және талдау. Университеттің салалық бөлімшелерімен ынтымақтастықта әріптестік үшін ұсыныстар әзірлеу: Жобаның мақсаттарын, күтілетін нәтижелерді, әлеуетті әріптестер үшін шарттар мен артықшылықтарды қоса алғанда, ынтымақтастық бойынша ұсыныстар дайындау. Әлеуетті серіктестермен келіссөздер: серіктестік шарттарын талқылау үшін мемлекеттік және квазимемлекеттік секторлардың өкілдерімен, сондай-ақ ірі жеке компаниялармен келіссөздер жүргізу. Сектораралық ынтымақтастықты үйлестіру: Университет пен әріптестер арасындағы ынтымақтастық жоспарларын талқылау және келісу үшін кездесулер, дөңгелек үстелдер мен жұмыс топтарын ұйымдастыру. Жобаларды іске асыру мониторингі: Әріптестіктің мақсаттары мен нәтижелілігіне қол жеткізуді бағалауды қоса алғанда, бірлескен жобаларды іске асыру барысын қадағалау. Серіктестермен, оның ішінде Университеттің салалық бөлімшелерінің тікелей қатысуымен ұзақ мерзімді қатынастарды дамыту: Орнықты ынтымақтастықты қамтамасыз ету үшін негізгі серіктестермен ұзақ мерзімді қатынастарды салу және қолдау. Әзірленетін бағдарламалық құжаттарды талдамалық және сараптамалық қолдау бөлігінде мемлекеттік билік органдарымен серіктестік қатынастар құру: Қажеттіліктерді айқындау: Мемлекеттік органдардың бағдарламалық құжаттарды әзірлеуге байланысты талдамалық және сараптамалық қолдауға нақты қажеттіліктерін анықтау. Сараптамалық топтар құру: Қажетті қолдау көрсету үшін Университеттің мамандарынан және сыртқы сарапшылардан тұратын сараптамалық топтар немесе жұмыс комитеттерін құру және олардың жұмысын үйлестіру. Талдамалық материалдарды әзірлеу: Бағдарламалық құжаттарды әзірлеу процесінде пайдаланылуы мүмкін талдамалық есептерді, шолуларды, зерттеулерді дайындауды және ұсынуды ұйымдастыру. Сараптамалық пікірлерді ұсыну: Ұсынылатын шаралардың ықтимал салдарларын бағалауды қоса алғанда, бағдарламалық құжаттарда қозғалатын негізгі мәселелер бойынша сараптамалық қорытындыларды дайындауға және ұсынуға қатысу. Кездесулер мен консультациялар ұйымдастыру: Бағдарламалық құжаттарды әзірлеуді талқылау және сараптамалық қолдау көрсету үшін мемлекеттік органдардың өкілдерімен тұрақты кездесулер, консультациялар, семинарлар және дөңгелек үстелдер өткізу. Жұмыс топтарына қатысу: Бағдарламалық құжаттарды әзірлеумен және талқылаумен айналысатын мемлекеттік органдар жанындағы жұмыс топтары мен комиссияларға белсенді қатысу. Заңнаманы мониторингілеу және талдау: Заңнамадағы және нормативтік-құқықтық базадағы өзгерістерді қадағалау, олардың Университет пен әріптестердің мүдделері мен қызметіне әсерін талдау. Қатынастарды дамыту және нығайту: Мемлекеттік билік органдарымен ұзақ мерзімді әріптестік қатынастарды дамыту және нығайту жөніндегі іс-шараларды стратегиялық жоспарлау және іске асыру. Тиімді коммуникация құру және мемлекеттік органдармен өзара іс-қимыл жасау арқылы Университеттің имиджін қолдау: Коммуникациялық стратегияны әзірлеу: Түйінді хабарламаларды, нысаналы аудиторияларды, тарату арналарын және мемлекеттік органдармен өзара іс-қимыл әдістерін айқындайтын коммуникация стратегиясын құру. Байланыстарды орнату және қолдау: Әртүрлі деңгейдегі мемлекеттік құрылымдар мен билік органдарының өкілдерімен берік жұмыс қатынастарын жолға қою және қолдау. Кездесулер мен іс-шараларды ұйымдастыру: Ынтымақтастық мәселелерін талқылау және Университет жетістіктерін таныстыру үшін мемлекеттік органдар өкілдерінің қатысуымен ресми кездесулер, конференциялар, дөңгелек үстелдер және басқа да іс-шараларды жоспарлау және өткізу. Ақпараттық қолдау: Әртүрлi коммуникациялық арналарды пайдалана отырып, Университеттiң қызметi, табыстары, ғылыми зерттеулерi мен инновациялары туралы мемлекеттiк органдарды ұдайы хабардар етудi қамтамасыз ету. Қоғамдық пікірді мониторингілеу және талдау: Университет пен оның қызметіне қатысты қоғамдық пікірді және БАҚ-тағы жарияланымдарды қадағалау, коммуникация стратегиясын түзету үшін ішкі (университет бөлімшелерінен) және сыртқы байланыс арналарынан алынған ақпаратты талдау. Дағдарыстық жағдайларды басқару: Университеттің мемлекеттік органдарда қабылдауына байланысты дағдарыстық жағдайларды басқару жөніндегі шараларды әзірлеу және іске асыру. Университеттің мүдделерін білдіру: Мемлекеттік органдармен диалогта Университеттің мүдделерін белсенді білдіру, Университет атынан оның мүдделерін қорғау және имиджін жақсарту үшін сөз сөйлеу. Есептілік және нәтижелерді бағалау: Коммуникациялық қызметтің нәтижелері туралы есептер дайындау және мемлекеттік органдармен өзара іс-қимыл стратегиясының тиімділігін бағалау. Университеттің инфрақұрылымдық және ғылыми-зерттеу жобаларын іске асыру бойынша орталық және жергілікті атқарушы органдармен тиімді өзара іс-қимылды қамтамасыз ету: Серіктестерді тарту: Жобаларды бірлесіп іске асыру үшін мемлекеттік және жеке ұйымдар қатарынан әлеуетті серіктестерді сәйкестендіру және тарту. Келiссөздер және келiсу: Жобаларды қолдауды және бекiтудi қамтамасыз ету үшiн орталық және жергiлiктi атқарушы органдардың өкiлдерiмен келiссөздер жүргiзу. Мониторинг: Жобаларды іске асыру барысын қадағалау. Мәселелерді реттеу: Жобаларды іске асыру процесінде туындайтын мәселелерді мемлекеттік органдармен, оның ішінде Университеттің салалық бөлімшелерінің қатысуымен өзара тығыз іс-қимылда шешу. Жобалардың көрiнуiн арттыру: мүдделi мемлекеттiк органдардың жобалар, олардың мақсаттары мен нәтижелерi туралы хабардар болуын арттыру жөнiнде жұмыс жүргiзу. Офиске жалпы әкімшілік басшылықты және оның қызметін үйлестіруді жүзеге асыру: Университетте мемлекеттік органдармен және мемлекеттік компаниялармен өзара іс-қимылды басқару процесі шеңберінде Офис жұмысына басшылық жасайды; тұрақты өзара іс-қимылды қолдау, озық тәжірибемен және басқа да ресурстармен алмасу, Университет шеңберінде туындайтын тәуекел аймақтарын анықтау және жою үшін Университеттің басқа құрылымдық бөлімшелерімен және жоғары басшылығымен белсенді өзара іс-қимыл жасайды; мемлекеттік аппаратпен өзара іс-қимыл кезінде Университеттің бүкіл қоғамдастығы үшін озық тәжірибе және көмек көзі болып табылады; Тәуекелдерді басқарудың интеграцияланған жүйесі шеңберінде белгіленген функционалдық салаларға сәйкес сәйкестендіру, бағалау, басқару, бақылау, мониторинг және тиісті есептерді қалыптастыру процестеріне қатысады; Офис құзыретіне кіретін мәселелер бойынша Университеттің ішкі құжаттары мен шарттарын қарайды және бекітеді; құжаттардың есепке алынуын бақылауды, Университет мұрағатына берілгенге дейін олардың жай-күйі мен сақталуын бақылауды жүзеге асырады. Офис жұмысына басшылық жасайды, Офис қызметкерлерінің қызметіне бақылауды жүзеге асырады, Университеттің құзыретіне кіретін мәселелер бойынша оның құрылымдық бөлімшелерінде қабылданатын шешімдерді келіседі және анықталған кемшіліктерді жояды; Офис қызметін талдайды, Офис жұмысы туралы жиынтық есептер дайындайды, Офис жұмысының тиімділігін арттыру жөнінде шаралар қабылдайды; қойылған мақсаттарға қол жеткізу үшін Офистегі функционалдық міндеттерді үйлестіреді және бөледі; жұмыскерлердің лауазымдық міндеттері мен басшылық тапсырмаларын дәл, дұрыс және уақтылы орындауын бақылауды жүзеге асырады; Іс-шаралар жоспарларының, Офис жұмыскерлерінің атқарған жұмысы туралы есептердің уақтылы дайындалуын және тұтастай алғанда Офис бойынша жиынтық жоспарлар мен есептердің жасалуын бақылауды жүзеге асырады; Офистің құзыретіне кіретін мәселелер бойынша ұсыныстар енгізеді және нормативтік құқықтық актілердің, жоспарлардың, бағдарламалар мен ұсынымдардың жобаларын әзірлеуге қатысады; Офистің, Университеттің және оның ұйымдарының қызметін жетілдіру жөнінде басшылыққа ұсыныстар енгізеді. Университет басшылығының тапсырмаларын уақтылы және тиісінше орындауды жүзеге асырады; тікелей басшы жүктеген кез келген басқа да міндеттерді орындайды; Қазақстан Республикасы заңнамасының және Университеттің ішкі құжаттарының талаптарын сақтайды; Qualifications Білімі жоғары кәсіби, мүмкіндігінше ағылшын тілінде оқытатын жоғары оқу орындарында; Білімі дәрежесі: Магистратура немесе докторантура, бакалавриат, немесе маман; Жұмыс тәжірибесі доктор дәрежесі кезінде мамандығы бойынша жұмыс өтілі кемінде 5 жыл, оның ішінде басшылық лауазымда 2-3 жыл; немесе магистр дәрежесі кезінде мамандығы бойынша жұмыс өтілі кемінде 7 жыл, оның ішінде басшы лауазымында кемінде 5 жыл; немесе бакалавриат дәрежесі кезінде не болмаса маман ретінде кемінде 10 жыл жұмыс өтілі, оның ішінде басшылық лауазымда 5-7 жыл не мемлекеттік қызметтегі нақты лауазымның функционалдық бағыттарына сәйкес келетін салаларда, халықаралық және/немесе ұлттық компанияларда немесе Университетте кемінде 3 жыл жұмыс өтілі. Білуі қажет Коммуникативтік дағдылар, көшбасшылық қасиеттер, шешім қабылдау қабілеті, басқару дағдылары (мақсат қою және жоспарлау, жауапкершілікті бөлу, бағыныштыларды бақылау және ынталандыру), аналитикалық дағдылар, есептер мен аналитикалық жазбаларды дайындау дағдылары, топта жұмыс істей білуі. Мемлекеттік басқару саласында терең білім. Мемлекеттік саясатты әзірлеу және жүзеге асыру процестерін, ғылымды, инновацияларды және коммерцияландыруды қолдау тетіктерін түсіну. Білім мен ғылымға әсер ететін саясаттарды, бағдарламаларды және бастамаларды талдау және деректерге негізделген шешімдерді ұсына білу. Жаңашылдық пен шығармашылықтың жоғары деңгейі. Microsoft Word, Excel, Power Point бағдарламаларын білу. Орыс, қазақ және ағылшын тілдерін еркін меңгерген.